Тендери (торги) — це форма розміщення замовлення на будівництво, яка передбачає визначення підрядника шляхом конкурсного відбору кращої тендерної пропозиції (оферти) за критеріями, що встановлюються замовником.

Постановою Кабінету Міністрів України від 01.09.98  № 1369 «Про проведення торгів (тендерів) у будівництві» встановлено, що підрядні контракти на будівництво нових об’єктів і споруд, розширення, реконструкцію, технічне переозброєння діючих підприємств, капітальний ремонт об’єктів і споруд, реставрацію пам’я­ток архітектури та містобудування, що здійснюється за рахунок коштів Державного бюджету, бюджетних позичок, державних позабюджетних фондів, коштів підприємств та організацій, понад 50 % статутного фонду яких належить державі, а також іноземних кредитів, що залучаються під гарантії Кабінету Міністрів України, укладаються тільки за результатами торгів (тендерів).

Рішення про проведення тендерів приймається замовником за наявності достатніх інвестицій для здійснення будівництва або документально підтверджених фінансових гарантій щодо своєчасного одержання необхідних для виконання замовлення коштів. Замовлення на будівництво може розміщуватися шляхом проведення тендерів на виконання проекту в цілому, а за значного обсягу робіт — на спорудження комплексів, виконання черг, етапів будівництва, визначених проектною документацією. Не дозволяється поділ замовлення на частини з метою штучного зменшення його вартості й уникнення тендерів.

Проведення торгів організовує замовник, який не повинен вчиняти дискримінаційних заходів щодо підрядників і претендентів. До участі у тендерах не допускаються підрядники або їх участь у тендерах може бути припинена у разі, коли вони визнані банкрутами або стосовно них порушено справу про банкрутство; перебувають у стадії ліквідації; припинили свою господарську діяльність; не мають ліцензії на виконання відповідних робіт в Україні; подали необ’єктивну інформацію про свою професійну готовність виконати замовлення, а також щодо наявності виробничих потужностей, фінансової надійності.

Існує три способи проведення тендерів. У разі очікуваної (розрахункової) вартості будівництва, що дорівнює або перевищує 200 тис. грн., тендери можуть бути: відкритими, коли всі заінтересовані підрядники мають право подавати тендерні пропозиції; відкритими з попередньою кваліфікацією, коли тендерні пропозиції мають право подавати тільки ті претенденти, які за результатами попередньої кваліфікації допущені до участі у тендерах; закритими, коли тендерні пропозиції мають право подавати тільки ті підрядники, які одержали від замовника запрошення до тендерів.

Основним видом проведення тендерів є відкритий спосіб. Відкриті тендери з попередньою кваліфікацією претендентів проводяться у разі, коли кількість претендентів перевищує 6 осіб або коли це передбачено умовами тендерів. Закриті тендери проводяться у разі, коли: кількість підрядників, здатних виконати контракт, обмежена; витрати на проведення відкритих тендерів будуть невиправдано великими порівняно з вартістю замовлення; проведення відкритих тендерів недоцільне через інші причини (таємність, терміновість робіт тощо). У зазначених випадках замовник запрошує до участі у тендерах таку кількість підрядників, яка б забезпечила збереження конкуренції, але не менше ніж три. Рішення щодо проведення закритих тендерів приймається замовником за погодженням з органом, який забезпечує фінансування замовлення.

Важливе значення при проведенні тендерів має організаційна робота замовника. Підготовку і проведення тендерів забезпечує або сам замовник, або за його дорученням організатор, що формують тендерний комітет, до складу якого входять представники замовника, міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, місцевих державних адміністрацій, виконавчих органів рад, проектних і громадських організацій тощо. Склад тендерного комітету затверджується замовником. Головою тендерного ко­мітету є керівник підприємства, установи організації-замовника тендерів або інша посадова особа, яка ним призначається.

Замовник або організатор здійснюють: публікацію оголошення про проведення тендерів або надсилання запрошень підрядникам; прийняття і реєстрацію заявок підрядників на участь у тендерах; розробку документації щодо попередньої кваліфікації претендентів та надсилання її претендентам; підготовку тендерної документації та надсилання її претендентам; організацію відвідування претендентами будівельного майданчика.

На тендерний комітет покладається: проведення попередньої кваліфікації претендентів; приймання, реєстрація та зберігання тендерних пропозицій (оферт) претендентів; розкриття тендерних пропозицій (оферт) та їх оголошення; уточнення з претендентами, у разі потреби, окремих питань щодо тендерних пропозицій; оцінка тендерних пропозицій (оферт) і прийняття рішень за результатами оцінки; визначення переможця тендерів; документальне оформлення інформації щодо процедури і результатів проведення тендерів, підготовка звіту про проведення тендерів.

Замовник контролює хід роботи, пов’язаної з проведенням тендерів, вирішує найважливіші питання, що виникають у процесі, затверджує протоколи засідань тендерного комітету, тендерну документацію, результати тендерів, розглядає скарги від претендентів, узгоджує остаточно умови контракту з переможцем тендерів та підписує з ним цей контракт.

Оголошення про відкриті тендери та запрошення підрядників до участі у закритих тендерах або конкурентних переговорах подається замовником або організатором за умови готовності тендерної документації. Оголошення про тендери, крім вітчизняних газет і бюлетенів, підлягають обов’язковій публікації в офіційних міжнародних виданнях, якщо очікувана вартість замовлення перевищує 1 млн дол. США.

Публікація оголошення про відкриті тендери або відправлення запрошень підрядникам до участі у закритих тендерах повинні здійснюватися за 1—6 місяців до закінчення строку подання та реєстрації тендерних пропозицій залежно від складності замовлення та його терміновості. Оголошення або запрошення повинні містити таку інформацію: назва, адреса, телефони замовника або організатора і тендерного комітету; назва та опис замовлення; джерело його фінансування; строки, адреса і спосіб подання тендерних пропозицій (оферт) тощо.

У разі проведення відкритих тендерів з попередньою кваліфікацією претендентів тендерний комітет визначає склад інформації, яку повинні надати претенденти, готує і передає їм відповідні форми. Інформація, яка подається претендентами, повинна містити: копії документів, що засвідчують юридичний статус, місце реєстрації організації, копію ліцензії, довідку про щорічні обсяги виконаних будівельно-монтажних робіт за останні три роки у вартісному виразі; перелік основних будівельних матеріалів, які передбачається використати для виконання замовлення із зазначенням їх виробника; відомості про кваліфікацію і досвід спеціалістів, які братимуть участь у виконанні замовлення; звіт про фінансово-майновий стан, фінансові результати і баланс підприємства (претендента); пропозиції щодо залучення субпідрядників.

Після проведення попередньої кваліфікації складається список претендентів, які можуть взяти участь у тендері. Їх кількість доцільно обмежити 6 учасниками. Список затверджується замовником і кожному з претендентів, що залишилися у списку, надсилається офіційне запрошення взяти участь у тендері.

Тендерна документація повинна бути однаковою для всіх претендентів, а також недискримінаційною, однозначною для розуміння, містити вичерпну інформацію, необхідну для розробки тендерних пропозицій, і не створювати ризику для підрядників за обставин і подій, які вони не можуть передбачити під час визначення ціни та на які не мають впливу. Тендерна документація затверджується замовником і включає такі документи: інструкцію для претендентів, форму контракту, форму тендерної пропозиції (оферти), форми кваліфікаційної оцінки претендентів, проектну документацію, перелік робіт, інформацію щодо способу надання тендерного забезпечення. Передача претендентам тендерної документації здійснюється за відповідну плату, яка містить витрати, безпосередньо пов’язані з її друкуванням та відправкою претендентам. Витрати замовника, пов’язані з розробкою тендерної документації, в зазначену плату не включаються.

Тендерна пропозиція (оферта) повинна відповідати вимогам, визначеним у тендерній документації. Кожен претендент може подати тільки одну тендерну пропозицію. Остання надається мовою, визначеною замовником в оголошенні та інструкції для претендентів. Тендерна пропозиція, що надається претендентом, повинна містити: два примірники заповненої форми тендерної пропозиції (оферти), тендерне забезпечення, два примірники заповнених форм кваліфікаційної оцінки, перелік робіт з розрахунком їх вартості, альтернативні пропозиції (якщо такі передбачені).

У розрахунку ціни, за яку претендент згоден виконати замовлення, враховуються всі види робіт згідно з переліком, у тому числі ті, які доручаються для виконання субпідрядникам. Претендент для кожного виду робіт визначає розцінку та його загальну вартість. Не врахована претендентом вартість окремих видів робіт не оплачується замовником окремо, а затрати на їх виконання вважаються врахованими у загальній ціні його тендерної пропозиції. До загальної ціни тендерної пропозиції вклю­чаються всі витрати претендента, у тому числі прямі та накладні витрати, прибуток, що його планує одержати претендент, а також витрати на оплату робіт, що передаються для виконання субпідрядникам.

Для підтвердження серйозності намірів претендента взяти участь у тендерах ним надається відповідне тендерне забезпечення. Розмір тендерного забезпечення встановлюється замовником в обсязі не більше 1 % очікуваної (розрахункової) ціни замовлення. Замовник має право прийняти рішення про проведення тендерів без надання претендентами тендерного забезпечення. Замовник повинен зазначити у тендерній документації спосіб надання тендерного забезпечення (у вигляді завіреного чека, векселя, гарантії банку, державних облігацій тощо). Замовник повертає претендентам їх тендерне забезпечення протягом 10 днів після прий­няття одного з таких рішень: невідповідність претендента кваліфікаційним вимогам; претендента не визнано переможцем тендерів; дострокове припинення тендерів.

Порядок підписання та подання тендерних пропозицій. Тен­дерні пропозиції візуються особою або особами, уповноваженими підписувати ці документи за порядком, встановленим інструкцією для претендентів, і подаються тендерному комітету за зазначеною замовником адресою. Замовник повинен терміново зареєструвати подані тендерні пропозиції із зазначенням дати і часу їх отримання та повідомити про це претендента способом, передбаченим у тендерній документації. Претендент зобов’я­заний подати тендерну пропозицію у встановлений для цього строк. Претенденти мають право вносити зміни та відкликати свої тендерні пропозиції у письмовій формі до закінчення кінцевого терміну їх подання, без втрати свого тендерного забезпечення.

Вивчення тендерних пропозицій полягає у такому. Розкриття конвертів з тендерними пропозиціями претендентів здійснюється тендерним комітетом у порядку, передбаченому інструкцією для претендентів. Під час розкриття конвертів перевіряється наявність усіх необхідних документів, правильність їх оформлення та оголошується найменування претендента, ціна тендерної продук­ції, ціна альтернативної пропозиції (якщо вона була передбачена) та інші відомості. Процедура розкриття тендерних пропозицій та оголошення їх змісту оформляється протоколом, копію якого тендерний комітет повинен надати претендентам на їх прохання.

Після розкриття тендерних пропозицій та оголошення основних показників претендентів тендерний комітет проводить детальне вивчення тендерних пропозицій, яке починається з визначення правомірності участі претендента у тендерах згідно з кваліфікаційними вимогами та відповідності тендерних пропозицій вимогам тендерної документації. У разі неадекватності претендента кваліфікаційним вимогам або невідповідності поданої ним тендерної пропозиції вимогам тендерної документації його тендерна пропозиції відхиляється.

Відповідальним етапом є оцінка та зіставлення тендерних пропозицій (оферт). Критерії оцінки тендерних пропозицій визначаються в інструкції для претендентів. Це може бути: ціна виконання замовлення; терміни виконання замовлення; експлуатаційні витрати, пов’язані з використанням завершеного об’єкта; рівень використання місцевих матеріальних і трудових ресурсів; рентабельність, технічний рівень нових виробничих фондів, інші показники. Якщо ціна виконання замовлення, що запропонована у тендерних пропозиціях українських претендентів, перевищує ціну, запропоновану іноземним претендентом, не більше ніж на 15 %, перевага у цьому вартісному показнику віддається вітчизняним претендентам (застосування преференційної поправки). Тендерні пропозиції претендентів після їх оцінки та зіставлення вносяться до списку у порядку визначених місць згідно з установленими критеріями.

Переможцем тендерів визнається претендент, який за оцінкою та зіставленням тендерних пропозицій зайняв у списку перше місце. У разі відмови цього претендента від укладання контракту переможцем тендерів вважається претендент, що зайняв наступне місце. Якщо ціни усіх тендерних пропозицій перевищують ціну, орієнтовно визначену замовником, ці тендерні пропозиції можуть бути відхилені, а тендери визнано такими, що не визначили переможця.

Рішення про результати тендерів оформляється протоколом і затверджується замовником за погодженням з органом, який забезпечує фінансування замовлення у строк, передбачений умовами тендерів, але не пізніше ніж через 45 календарних днів з дня розкриття тендерних пропозицій. Повідомлення про акцепт тендерної пропозиції переможця торгів має бути надіслано йому не пізніше ніж через три дні після затвердження рішення про результати тендерів. Переможець тендерів після одержання акцепту тендерної пропозиції надає замовнику гарантії виконання контрактних зобов’язань, після чого сторони остаточно узгоджують і укладають контракт.

Контракт, підписаний замовником, надсилається переможцю тендерів протягом 10 календарних днів після акцепту його тендерної пропозиції. Переможець тендерів зобов’язаний підписати контракт протягом 14 календарних днів після його одержання від замовника. Після підписання контракту або визнання тендерів такими, що не визначили переможця, замовник повинен протягом п’яти днів надіслати претендентам, які взяли участь у тендерах, але не стали переможцями, копію рішення про результати тендерів, а органу, який забезпечує фінансування замовлення, — відповідну інформацію.

Витрати на організацію та здійснення тендерів проводяться за рахунок коштів замовника і враховуються у вартості будівництва. Кошторис на організацію і проведення тендерів складається і затверджується замовником за погодженням з органом, який забезпечує фінансування замовлення. У разі, коли тендери не відбулися або переможець не був визначений, і в подальшому замовник відмовився від здійснення будівництва, витрати замовника на проведення тендеру відшкодовуються: підприємствами — за рахунок основної діяльності; управліннями (відділами) капітального будівництва місцевих органів виконавчої влади — за рахунок коштів місцевого бюджету; дирекціями підприємств, що будуються, — за рахунок коштів на будівництво або інших джерел, визначених органом, що створив зазначену дирекцію. Витрати підрядника на підготовку тендерної пропозиції відносяться на його накладні витрати.