Інвентаризація в системі первинного обліку
Первинна
документація не завжди може охопити всі господарські явища в момент їх
здійснення (природні втрати, викликані усушкою, утрускою, використовуванням при
зберіганні, транспортуванні, відпуску, стихійні лиха, невідповідність фактичних
даних обліку через помилки, розкрадання, псування, зловживання тощо). У зв'язку
з цим виникає об'єктивна необхідність у такому способі, який би забезпечив
можливість взяти на облік перелічені явища і процеси. Цього досягають за
допомогою інвентаризації.
Отже, інвентаризація є способом спостереження
наступної реєстрації господарських операцій, що не охоплюються в момент їх
звершення; це спосіб підтвердження правильності й достовірності бухгалтерського
обліку та звітності.
Інвентаризація проводиться шляхом перевірки в
натурі наявності майна (господарських засобів) підприємства шляхом описування,
перерахунку, зважування, вимірювання й оцінювання їх залишків і порівняння
одержаних результатів з даними бухгалтерського обліку. Це дає змогу встановити
розходження між даними обліку і фактичною наявністю засобів, тобто лишки або
нестачі, які оформляють відповідними документами і відображають в обліку.
Слід розрізняти інвентаризацію як елемент
методу бухгалтерського обліку і як технічний прийом перевірки даних
бухгалтерського обліку. Основними завданнями інвентаризації є:
- виявлення фактичної наявності господарських засобів, зокрема матеріальних
цінностей у натурі;
- встановлення лишку або нестачі цінностей і їх регулювання та відображення
в обліку;
- виявлення товарно-матеріальних цінностей, які втратили свою первісну
якість, застаріли і не використовуються;
- перевірка дотримання умов і порядку зберігання господарських засобів;
перевірка достовірності й реальності вартості
зарахованих на баланс активів і пасивів підприємства.
Інвентаризації
підлягають основні засоби, нематеріальні активи, товарно-матеріальні цінності,
грошові кошти, документи та розрахунки.
За
повнотою охоплення перевіркою засобів, коштів і розрахунків, інвентаризацію
поділяють на повну і часткову.
Повна
інвентаризація передбачає суцільну перевірку всіх засобів та джерел
підприємства. Часткова інвентаризація охоплює визначену частину засобів і
джерел, наприклад, наявність грошей у касі, готової продукції на складі, незавершеного
виробництва тощо. Повна інвентаризація, звісно, дає широку інформацію, проте не
завжди доцільна через свою трудомісткість.
Залежно
від характеру інвентаризацію поділяють на планову і позапланову. Планова
інвентаризація здійснюється за раніше складеним планом відповідно до
розробленого і затвердженого графіка її проведення (наприклад, перед складанням
річного звіту). Позапланову інвентаризацію проводять за розпорядженням
керівника підприємства, на вимогу слідчих або контролюючих органів, у разі ревізії
або зміни матеріально відповідальних осіб. Найбільш ефективними є раптові
часткові інвентаризації, оскільки вони підвищують відповідальність матеріально
відповідальних осіб щодо своєчасного оприбуткування й списання матеріальних
цінностей, правильності їх зберігання, запобігають зловживанням.
Порядок і терміни проведення інвентаризації на
підприємствах, в організаціях і установах регламентуються статтею 10
("Інвентаризація активів і зобов'язань") Закону України "Про
бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні" від 16 липня 1999 p.
№ 996-XIV, Порядком надання фінансової звітності, затвердженим постановою
Кабінету Міністрів України від 28 лютого 2000 р. № 419, та Інструкцією по
інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних
цінностей, грошових коштів і документів та розрахунків, затвердженою наказом
Міністерства фінансів України від 11 серпня 1999 р. № 69.
Відповідно до цих нормативних актів об'єкти і
терміни проведення інвентаризації визначає власник (керівник) підприємства,
крім випадків, коли їх проведення обов'язкове, а саме:
- перед
складанням річної фінансової звітності;
- при передачі майна державного підприємства в оренду, у разі приватизації
державного підприємства, перетворення державного підприємства в акціонерне
товариство;
- у випадку зміни матеріально відповідальних осіб (на день
приймання-передачі справ);
- у разі встановлення фактів крадіжок або зловживань, псування цінностей, а
також за приписом судово-слідчих органів;
- у разі пожежі, стихійного лиха або техногенної аварії;
- у разі ліквідації підприємства, а також в інших випадках, передбачених
законодавством.
Для
проведення інвентаризаційної роботи на підприємствах за наказом керівника
створюють постійно діючі інвентаризаційні комісії у складі керівників
структурних підрозділів, головного бухгалтера, матеріально відповідальних осіб.
Очолює комісію керівник підприємства або його заступник. На підприємствах з
великим обсягом інвентаризаційних робіт та розгалуженою структурою за наказом
керівника можуть створюватися робочі інвентаризаційні комісії, які проводять
інвентаризацію безпосередньо в місцях зберігання та виробництва матеріальних
цінностей і у структурних підрозділах підприємства.
Інвентаризацію проводять, як правило, на перше
число місяця, що полегшує наступне порівняння її результатів з показниками
обліку. До початку інвентаризації матеріально відповідальні особи проводять
певну роботу щодо відображення всіх первинних документів з вибуття й
оприбуткування цінностей і коштів у книгах і регістрах.
У процесі інвентаризації, яка відбувається
шляхом підрахунку, зважування, обмірювання, визначають фактичну наявність
об'єктів інвентаризації, дані про які записують в інвентаризаційному описі,
який підписують усі члени комісії. При проведенні інвентаризації неодмінно
повинна бути присутня матеріально відповідальна особа. Вона дає розписку, що
всі прибуткові й видаткові документи стосовно обліку матеріальних цінностей
здано до бухгалтерії.
На час проведення інвентаризації діяльність
підрозділу (комори, складу, сховища), як правило, припиняється.
Інвентаризаційні описи складають у декількох примірниках, один з яких передають
матеріально відповідальній особі, при цьому матеріально відповідальна особа на
кожному описі ставить свій підпис про матеріальну відповідальність за
перелічені в ньому цінності. Дані інвентаризаційних описів порівню-88 ють з
даними бухгалтерського обліку і складають порівняльні відомості, де визначають
результат інвентаризації. Внаслідок такого порівняння встановлюють відповідність
або невідповідність облікових і фактичних даних, тобто:
а)
фактичний і бухгалтерський запис збігаються;
б)
фактичний залишок менше облікового — нестача;
в)
фактичний залишок більше облікового — надлишок.
Матеріально відповідальні особи повинні дати
інвентаризаційній комісії письмові пояснення щодо причин нестач та надлишків.
Свої висновки і пропозиції щодо врегулювання
інвентаризаційних різниць комісія оформляє протоколом і подає на затвердження
керівнику підприємства, який у 5-денний термін розглядає і затверджує протокол.
Затверджені результати інвентаризації
відображають у бухгалтерському обліку в тому місяці, в якому закінчено
інвентаризацію, але не пізніше грудня звітного року.
Результати інвентаризації відображають в
обліку в такому порядку:
-
надлишки основних засобів, товарів і матеріалів, цінних паперів, коштів, іншого
майна підлягають оприбуткуванню та зарахуванню відповідно до доходів діяльності
або збільшення фінансування;
- нестачу цінностей у межах затверджених норм природного убутку списують за
рішенням керівника підприємства на валові витрати або на зменшення
фінансування;
- понаднормові нестачі цінностей, а також втрати від псування відносять на
винних осіб за цінами, за якими розраховують розмір шкоди;
- понаднормові втрати і нестачі матеріальних цінностей та готової продукції,
якщо винних не встановлено, зараховують на збитки або зменшення фінансування.
Таким
чином, документація та інвентаризація є важливими складовими бухгалтерської методології,
оскільки формують облікову інформацію, яку належним чином буде оброблено і
представлено у звітності підприємства внутрішнім і зовнішнім користувачам для
потреб управління.
|