Технологічно
бухгалтерський облік як процес розпочинається з виявлення, вимірювання і
реєстрації фактів, дій і подій з метою отримання інформації про господарські
операції. Суцільне і безперервне спостереження за всіма господарськими
операціями на підприємстві здійснюється за допомогою документування.
Документування є важливою ланкою в ланцюгу
функціонування бухгалтерського обліку. Це початок і основа бухгалтерського
обліку. Без належно оформленого документа не може бути бухгалтерського запису,
від нього залежать повнота і достовірність облікової інформації для
користувачів.
Документ (лат. dokumentum) буквально означає
свідоцтво, доказ. У широкому значенні під документом розуміють матеріальний
носій, що його використовують у процесі спілкування, на якому за допомогою
різних засобів і способів зафіксовано в доцільній для сприйняття формі
інформацію. Документи складають у різних сферах людської діяльності (науці,
освіті, медицині, техніці, економіці тощо).
Бухгалтерський документ — письмове свідоцтво певної форми і змісту, яке містить
відомості про господарську операцію і є доказом її здійснення.
Спосіб оформлення господарських операцій
документами називається документацією. Документація є важливим елементом методу
бухгалтерського обліку, оскільки служить для первинного спостереження за
господарськими операціями, і обов'язковою умовою для відображення їх в обліку.
Первинні документи, які фіксують факти
здійснення господарських операцій, є підставою для бухгалтерського обліку цих
операцій. Первинні документи мають бути складені під час господарської
операції.
Порядок документального оформлення
господарських операцій та вимоги щодо складання документів регламентуються
статтею 9 ("Первинні облікові документи та регістри бухгалтерського
обліку") Закону України "Про бухгалтерський облік і фінансову
звітність Україні" від 16 липня 1999 p. № 996-XIV.
Первинне спостереження, документування та
документація відіграють важливу роль в управлінні діяльністю підприємства, а
саме:
- дають уявлення про фактичний стан господарських засобів та їх зміни у
процесі кругообороту засобів;
- забезпечують прозорість у роботі підприємства та контроль наявності та
руху майна і коштів;
- є юридичним (правовим) свідченням господарських операцій, що здійснюються;
- є
важливим джерелом контролю для зовнішніх і внутрішніх користувачів при
проведенні ревізії, аудиту, аналізу господарської діяльності.
Первинні
документи мають бути складені на паперових або машинних (електронних) носіях.
Відповідно до цього існують і вимоги до змісту й оформлення документів. Порядок
створення первинних документів, записів у регістрах бухгалтерського обліку та
зберігання документів, регістрів і звітів установлено Положенням про
документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженим
наказом Міністерства фінансів України від 24 травня 1995 р. № 88.
Сучасні інформаційні технології здатні швидко
одержувати інформацію і обмінюватися нею. Електронний документ може бути
доказом, якщо його складено з дотриманням усіх вимог і можна довести його цілісність
і справжність. На сьогодні електронний документообіг і цифровий підпис набули
широкого розповсюдження у сфері проведення банківських операцій і комерційних
операцій електронної торгівлі.
Використання електронного документообігу і
цифрового підпису тепер узаконено і регулюється законами України "Про
електронні документи та електронний документообіг" від 22 травня 2003 р.
N° 851-IV, "Про електронний цифровий підпис" від 22 травня 2003 р. №
852-IV. Однак успішне функціонування системи електронного документообігу
залежатиме від уряду та Національного банку України, які повинні розв'язати
цілу низку невирішених питань.
|